初入职场的新人首先需要面对的就是书写电子邮件,邮件是职场重要的交流工具,写一份规范的邮件是十分必要的,接下来就教大家职场规范的邮件怎么写
方法
主题
一般邮件主题的括号内写入某某项目,便于收件人查阅与处理,后面紧跟邮件关于某问题的主旨描述。
可以使用感叹号在主题中,辅助明确邮件的紧急情况。切不可,乱用紧急邮件的标示,引起他人反感。
正文
正文语言简洁明了,分点叙述,条理清楚,直接进入主题,不要写得冗长,领导没工夫看。
附件提前放置
职场新人容易犯的错误是,邮件发出而附件不在。这样很容易影响自己在领导心中的形象,一个做事马虎的人,领导一般都会谨慎使用。
可以将附件命名为邮件主题的名字,这样首先将附件粘贴进邮件,邮件主题自动变为附件的名字。一方面,避免附件以后遗漏;另外,附件与主题同时出现,方便快捷。
尽量将PPT或Word转化为PDF,这样可以减少附件的容量,同时节约对方的流量,尤其对于用手机查收邮件的同事。如果附件中有图片,请尽量压缩图片在300KB以内,保证清晰的情况,缩短下载的时间与所耗流量。
内容逻辑清楚
邮件的内容部分,是邮件的核心内容。此时一定要保证让对方在最短的时间内,接收到更多的信息。
可以使用不同颜色和粗体,强调重点内容。但记得,一段话强调的词组不可过多,否则适得其反。比如,通知一个会议时,可将会议时间及地点等文字加大、加粗、换色,这样可避免对方遗失信息。
记得,刚入职那会儿,我需要同事帮忙将英语翻译为俄文,并需要他于下班前帮忙发送给某人。当时我将截止时间和发送给的人物,重点强调并突出。谁知对方遗漏了将英文翻译为俄文,造成很大的工作困扰。
此后,我便记得将重要的事情,重点突出,这样对方接受信息时更易反应并及时处理。
版权声明:本文内容由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 951076433@qq.com 举报,一经查实,本站将立刻删除。如若转载,请注明出处:https://www.xiaomafuwu.com/328177.html