很多人认为表格设计没有什么“技术活”，只需要将标题和数据罗列出来。

其实，这种观点是不正确的，要想设计出专业的表格，必须要考虑制作这个表格的背景、目的，表格需要包括哪些字段及要达到什么样的效果等。

只有这样，设计出来的表格才能满足各种需要，才能显得更专业！

今天的文章，小编将为大家讲解一些让表格更专业化的技巧，文末还有一个小安利，记得查收哦~

明确制表目的

在制作表格时要先明确制表目的，也就是通过表格需要达到什么样的目的。

例如，领导要求对全年的招聘成果进行分析，分别按照预计招聘人数、实际招聘人数和招聘完成率来汇总每月的招聘成果，并且对全年招聘的完成情况进行统计分析。

这时就需要建立一份招聘数据源表，

其核心字段包括招聘月份、招聘岗位、预计招聘人数，以及实际招聘人数等，如下图所示。

数据源表格建立后，就可以得到领导想要的统计效果，对全年度招聘完成情况进行了统计，并且使用图表对全年招聘任务完成情况进行了分析，效果如下图所示。

设定表格字段

字段是对一列数据的统称，是 Excel 表格的框架。

因此，字段的设定对于表格设计非常重要。

要想设计出专业的表格，一般需要遵循 3 个步骤来设定表格字段，如下图所示。

1.字段分析

很多人设计表格时，都不知道表格中应包含哪些字段才最合理。

其实，大部分字段是根据制表目的而得来的。

例如，某 HR 要统计各部门员工的年休假天数，从中可以得出：各部门 = 部门、员工 = 姓名、年休假天数 = 应休天数。

因此，这张数据源表格中至少应该包含部门、姓名、应休天数 3 个字段。

2.字段拓展

3个字段并不能撑起一张表格，所以需要进一步挖掘这些基础字段背后隐藏的其他字段。

一般地，如果表格中要列出员工姓名和部门，那么员工编号是必不可少的，而且要统计年休假天数，就必须知道年休假天数是根据工作工龄来确定的。

而工作工龄（指员工以工资收入为生活资料的全部或主要来源的工作时间，包括本企业工龄在内）是根据参加工作时间的长短来确定的，由此又可以得出，员工编号、工作工龄和参加工作时间 3 个字段。

3.字段顺序调整

做任何事情都要有一个基本的顺序，表格也一样。

如果表格中的行列安排不符合顺序，那么看起来会非常别扭，没有逻辑。

因此，在确定好表格中的字段后，还需要对表格字段进行排序，这样就能得到字段完整且排列正确的数据源表格了，效果如下图所示。

装饰美化表格

一张专业、优秀的表格，不仅字段安排要符合逻辑，还必须令人查看起来轻松、舒服，所以制作好表格后，还需要根据实际需要对表格进行装饰美化。

表格的美化主要包括设置单元格格式、设置对齐方式、调整行高或列宽、添加边框和底纹等。

需要注意的是，对表格的美化一般不需要“浓妆艳抹”，如下图所示的表格，什么都想突出，结果却什么都突出不了。

表格的美化讲究舒服和直观，只要看着舒服，数据直观即可。

例如，下图所示为对上图表格的美化效果进行修改后的效果。

高手神器推荐

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Excel 易用宝是由 Excel Home 开发的一款 Excel 功能扩展工具软件，针对 Excel 用户在数据处理与分析过程中的多项常用需求，开发出的相应功能模块，从而让烦琐或难以实现的操作变得简单可行，甚至能够一键完成，有效地提升了 Excel 的操作效率。

在计算机中安装Excel 易用宝后，将会以选项卡的形式存在于 Excel 中，如下图所示。

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除此之外，还可以使用 Excel 自带的条件格式来实现隔行 / 列换色的功能，并且在插入新的行 / 列时，它会自动调整适应新的行 / 列，如右下图所示。

除此之外，易用宝中的转换和工作表管理等功能也很强大。

例如，在 Excel 中需要多次操作进行的转换，在易用宝中一个命令就能实现，如左下图所示。又如，在 Excel 中批量对工作表进行命名时，需要通过控件或宏才能完成；而在易用宝中，一个对话框就能实现所有的操作，如右下图所示。

因此，在人力资源管理过程中，结合易用宝可以帮助 HR 简化部分操作，有效提高工作效率。