用了N年Word你敢说懂它？神级冷门技巧你知多少

[PConline技巧]日常办公中总会遇到各种各样的麻烦，有些看起来并不复杂，但处理起来十分费事。其实这类问题多数可以在Word中直接解决，但由于涉及的多是Word里的冷门功能，并不为人所知。今天这篇文章，小编就帮大家梳理一下，当遇到下列问题时该如何处理！

1. Word文档后面的空白页

有些Word文档会自带一张空白页，这个空白页既没有内容，也无法通过Delete、Backspace删除。其实这都是由于里面隐藏了一些我们看不到的控制字符所致。只要将这些控制符删除，就能轻松搞定空白页了。

具体步骤如下：

1) 点击“开始”→“段落”→“显示/隐藏编辑标记”（对应快捷键为：Ctrl+*）；

2) 将文档拉至最下方，找到其中的“……分页符……”提示符；

3) 将分页符删除，空白页也就随之消失了；

删除不可见控制符，搞定Word后面的空白页

2. 多页文件快速缩减一页

有些文档内容较多，但多出的往往只是一两行，这样打印出来的文件，既不美观也比较浪费。其实这类问题可以用一个小技巧来搞定，这就是Word里的隐藏功能——“缩减一页”。

具体步骤如下：

1) 打开要处理的文档，点击“文件”→“选项”→“快速访问工具栏”；

2) 将命令搜索范围更改为“所有命令”，然后向下拉动并找到“缩减一页”命令，双击添加到“快速访问工具栏”中；

3) 回到编辑状态，点击“缩减一页”，这时超出的文字就被自动缩减到文档中了；

在这里找到“缩减一页”添加到快速访问工具栏上

此外，如果你使用的是Office 2016以上的新版，还可以直接在Word中搜索“缩减一页”，效果相同速度更快。

高版本Office也可以直接在这里搜索使用，更方便

3. 中英文上下行对齐

有时我们会制作一些中英文对照的文字内容，出于美观性考虑，上行的中文需要和下行的英文完整对齐。不过由于是两种字体，实际对齐并不容易，那么这种情况该如何处理呢？

具体步骤如下：

1） 输入中文标题，并对字体、字号进行设置；

2） 点击“插入”→“文本框”→“绘制横排文本框”，将英文标题输入到文本框内，再次设置好字体、字号；

3） 接下来选中文本框，点击“段落”→“分散对齐”，将文本框的两侧拉至与中文标题对齐，这时上下行中英文就自动对好了；

通过文本框+分散对齐，搞定不同字体对齐

4. 下载的文档格式很乱怎么办？

网上下载的文档，大多都有格式错乱。这样的文档在做图文混排时，特别耽误时间。其实遇到这种文档时，最简单一个方法就是清除掉原有格式，再按照正确的格式重新设置即可。

具体步骤如下：

1） 打开格式混乱的文档；

2） 点击“开始”→“字体”→“清除所有格式”；

3） 接下来点击“开始”→“段落”→“显示/隐藏编辑标记”，检查一下是否还有隐藏的不可见字符；

4） 处理完毕后，再按照正确格式重新设置即可。

整个过程看似麻烦，其实要比手工调整方便很多，尤其是生成一些段落编号时，重新处理过的文档更不容易出错。

下载到的文档可以一键清除原有格式，变成纯文本状态

5. 前文添删文字不影响后文分页

有些文档是按段落分页的，这就带来了一个问题，一旦前面的内容有所添删，后文分页位置就会发生改变。其实这个问题主要还是不规范的排版方式导致。

具体步骤如下：

1） 打开要处理的文档，将光标定位到需要分页的段落前方；

2） 点击“插入”→“页面”→“分页”，这时段落就被重新分页了；

这样处理过的文档，无论前面如何添删，后文都会规规矩矩地停在自己的分页区内，再也不会乱跑。

使用“分页”功能划分的文档，会给后续编辑解决很大麻烦

6. 插入图片后总是把表格撑大

有时表格内部需要插入一些图片，但图片大小不统一，往往会把表格撑大，其实这类问题只要一步就能搞定。

具体步骤如下：

1） 选中要处理的表格，右击选择“表格属性”；

2） 弹出对话框中点击“选项”，将“自动重调尺寸以适应内容”前面的复选框去掉。这样处理后的表格，再次插入图片后，就不会把表格撑大了；

关闭这个开关，图片就不会再把表格“撑”大了

7. 让标题行出现在每一页表格上

有些表格内容很多，但标题行却只出现在第一页，这样后面的阅读就会产生不便。有小伙伴喜欢手工将标题行复制到每一页，看似解决了这个问题，可一旦表格内部有添删，后续的标题行就会错位，其实Word中有一项自动化功能，可以一步就能搞定。

具体步骤如下：

1） 选中标题行区域，右击选择“表格属性”；

2） 在弹出对话框中点击“行”，勾选“允许跨页断行”和“在各页顶端以标题行形式重复出现”前面的复选框，这时标题行就会自动出现在每一页了，且无论前面内容如何添删，标题行的位置都不会变动；

让标题行自动出现在表格每个页面中

8. 快速完成纵向对齐

有些文档需要内容纵向对齐（比如菜谱、节目单等），传统方法并不太好处理，这里提供两个思路给大家，一是借助表格，二是纵选分散对齐。

具体步骤如下（表格法）：

1） 点击“插入”→“表格”，按照实际需要画出一个表格；

2） 将不同内容填写到表格的对应区域，并选中要对齐的列，点击“开始”→“段落”→“分散对齐”；

3） 全选整个表格，右击进入“表格属性”，点击“边框和底纹”将其中的表格线颜色设为“无”即可；

通过表格快速实现纵向文字对齐

具体步骤如下（纵选分散对齐）：

1） 按住Alt键，纵向选取要对齐的内容；

2） 点击“段落”→“中文版式”→“调整宽度”，输入所要对齐内容的最大宽度；

3） 确定后，文字就会自动分散对齐了；

按Alt键纵向选择后，执行调整宽度命令

9. 文字横纵混排

有些特殊文档是用纵向排列的（比如请柬），但其中个别数字却需要横向排列。传统的横纵混排使用的是文本框，但往往会对后续的对齐及格式化带来很多麻烦。那么遇到这种情况时，正确的姿势是什么呢？

具体步骤如下：

1） 选中要横排的数字；

2） 点击“开始”→“段落”→“纵横混排”，取消左侧“适应行宽”复选框，这样一组横纵混排的文字块就做好了；

横纵混排

10. 轻松调整行间距

不同字体的行间距是不同的，比方说微软雅黑，当字号缩小时行间距并不会发生改变，但类似情况在宋体中却很少出现。那么到底该如何正确地调整行间距呢？

具体步骤如下：

1） 选中要处理的行；

2） 点击“开始”→“段落”→“行和段落间距”，再选择其中的“行距选项”；

3） 在弹出对话框中取消“如果定义了文档网格，则对齐文档网格”前面的复选框即可，这样处理后行间距就能正常变化了；

如果行间距调整不起作用，取消这个复选框就可以了

11. 快速对齐图片

在Word中对齐一组图片并不容易，图片有大有小，且间距很难控制得完全一样。那么对于这种情况，我们又有什么好办法呢？

具体步骤如下：

1） 点击“插入”→“表格”，按照实际需要建立一个对应行列的表格；

2） 全选整个表格，右击进入“表格属性”，点击“选项”按钮，取消“自动重调尺寸以适应内容”前面的复选框；

3） 再次将光标定位到单元格内，点击“插入”→“插图”→“图片”，将图片依次插入到每一个单元格中（插入一次后可按F4键快速重复上次操作）；

4） 全选整个表格，点击快速工具栏里的“边框”按钮，执行“无边框”，这样图片就轻松对齐好了；

快速对齐图片

12. 快速生成占位符

有些文档是由不同部门编制的，如果正式内容还未确定，那么就需要预先填入占位符。传统的占位符都是手输，内容杂乱且效率很低，其实Word是可以自动生成占位符的。

具体步骤如下：

1） 将光标定位到需要填写占位符的地方；

2） 敲入代码“=rand()”回车，这时Word就会随机填写一段文本；

3） 此外这个代码也可以添加参数，语法是=rand(x,y)。其中x代表段落数，y代表句子数。比如=rand(2,5)这个代码，就代表着让Word随机生成2段文字，每段5个句子；

快速生成占位符

13. 小写数字快速变大写

Word中常常要输入一些大写数字，能否像Excel那样将小写数字快速转为大写呢？

具体步骤如下：

1） 选中要处理的小写数字；

2） 点击“插入”→“符号”→“编号”；

3） 在弹出对话框中挑选一个合适的格式，比如“壹、贰、叁……”，确定即可；

快速将小写数字变大写

14. 如何输入偏旁部首

很多教师小伙伴，都遇到过输入偏旁的尴尬，因为……真的很难输呀！那么如何才能在Word中快速输入偏旁呢？

具体步骤如下：

１） 点击“插入”→“符号”→“符号”→“其他符号”；

２） 将左侧“字体”修改为“（普通文本）”，右侧子集修改为“CJK偏旁部首增补”；

３） 上下翻动一下，看到适合的偏旁双击就可以了；

快速输入偏旁部首

15. 禁止他人复制文字

有些文档比较重要，这时就需要对阅读者的权限做一下控制，最常见的就是禁止复制了。那么Word中如何禁止他人复制呢？

具体步骤如下：

１） 点击“审阅”→“保护”→“限制编辑”；

２） 勾选“2. 编辑限制”→“仅允许在文档中进行此类型的编辑”，将下拉菜单修改为“填写窗体”；

３） 点击“是，启动强制保护”，再输入一个密码，保存后文档就无法再正常复制了；

禁止他人复制文档内容

16. 在需要的页面打页码

并非所有文件都需要在第一页设置页码，比方说一份带有封面和目录的文件，正文就是从第3页开始的。那么如何在需要显示的页面打页码呢？

具体步骤如下：

１） 将光标定位到需要设置页码1的页面；

２） 点击“布局”→“分隔符”→“连续”；

３） 双击页脚区域调出“页眉和页脚工具”，点击“页眉和页脚”→“页码”→“页面底端”，添加一组页码页脚；

４） 取消“导航”→“链接到前一节”按钮，这时页码就会自动从当前位置按1排列了；

在需要的位置打页码

17. 快速输入“√”和“×”

Word中总有一些地方需要输入对勾与叉号，传统方法是不好搞定的，这时我们可以借助Word里一项偏门技巧解决它。

具体步骤如下：

１） 将光标定位到需要输入的位置；

２） 将当前字体修改为“Wingdings 2”，接下来输入代码。其中输入“R”弹出“?”，输入“P”弹出“?”，输入“Q”弹出“?”，输入“O”弹出“?”，注意所有都是大写字母；

快速输入“√”和“×”

此外一些输入法也自带了特殊字符的输入，配合快捷键也很方便，感兴趣的小伙伴不妨试一试。

写在最后

类似的技巧在Word中并不少见，说白了都是平时并不怎么常用的功能。但正是这些不常用功能，却解决了我们工作一些大麻烦。好了，这就是今天要分享给大家的几条Word小技巧，你都学会了吗？