既不懂函数公式，也不懂数据透视表，那就用分类汇总实现统计分析

函数公式以及数据透视图，是Excel中的2大利器，在很多场合都有使用，效率之高，范围之广，无所不能……但在使用上，很多小白望而止步……究其原因就是需要掌握一定的基础专业知识。除函数公式和数据透视表之外，还有一个工具，在统计分析中也有着一席之地，那就是【分类汇总】。

一、概念。

分类汇总，从字面意思上也很好理解，就是对数据中的记录按照一定的标准或要求先分类，再汇总，汇总的方式主要有：求和、平均值、个数、最大（小）值等等。其调用也非常的简单，如下图：

方法：

单击【数据】菜单，选择【分级显示】组中的【分类汇总】，打开【分类汇总】对话框。

二、应用案例。

（一）目的：按“学历”计算总“月薪”。

方法：

1、选定数据源中的任意单元格区域，单击【数据】菜单中【分级显示】组中的【分类汇总】，打开【分类汇总】对话框。

2、选择【分类字段】中的“学历”、【汇总方式】中的“求和”、选择【选定汇总项】中的“月薪”，并【确定】。

解读：

1、【分类字段】中的“学历”、【汇总方式】中的“求和”、以及【选定汇总项】中的“月薪”等字段的选择要根据“目的”来选择，所以在分类汇总之前要明确自己的目的。

2、分析汇总结果，如下图：

出现了2个“初中汇总”和2个“大专汇总”……，很显然不是我们想要的结果，但操作方法无误，原因何在？？？

究其原因就是没有先“分类”，而直接进行了“汇总”，具体来讲就是没有将相同“学历”的值放置在一起，所以系统在判断时如果临近行的字段相同，就进行“汇总”，如此反复，就出现了多个“初中汇总”、“大专汇总”等。

其实从上面的“原因”中已经提供了解决思路，那就是对数据先“分类”、“分类”、“分类”，实现途径就是根据目的，选取关键字进行“排序”、“排序”、“排序”。

（二）目的：按“学历”计算总“月薪”。

方法：

1、以“学历”为“主要关键字”进行排序。

2、选定数据源中的任意单元格区域，单击【数据】菜单中【分级显示】组中的【分类汇总】，打开【分类汇总】对话框。

3、选择【分类字段】中的“学历”、【汇总方式】中的“求和”、选择【选定汇总项】中的“月薪”，并【确定】。

解读：

从汇总结果中可以看出，此时确实按“学历”进行了汇总，每个项都只有一项。所以，在分类汇总前要先对数据进行排序、排序、排序。

（三）目的：统计相应“学历”的平均“月薪”。

方法：

1、以“学历”为“主要关键字”进行排序。

2、选定数据源中的任意单元格区域，单击【数据】菜单中【分级显示】组中的【分类汇总】，打开【分类汇总】对话框。

3、选择【分类字段】中的“学历”、【汇总方式】中的“平均值”、选择【选定汇总项】中的“月薪”，并【确定】。

敲黑板：

如果我们要求“最大值”、“最小值”、“乘积”、“数值计数”等，只需在【汇总方式】中选择相应的字段即可哦！但无论何种需求，都要先对数据以某个关键字进行排序。

（四）目的：按“学历”统计相应“性别”的总“月薪”。

从“目的”中可以分析出，此目的增加了条件“性别”，如果案例（二）用Sumif来计算的话，此目的必须用Sumifs函数来完成。所以在排序时，除了“主要关键字”外，还需要“次要关键字”，“次要关键字”的个数根据实际的目的来选定。

方法：

1、以“学历”为“主要关键字”、“性别”为“次要关键字”进行排序。

2、选定数据源中的任意单元格区域，单击【数据】菜单中【分级显示】组中的【分类汇总】，打开【分类汇总】对话框。

3、选择【分类字段】中的“学历”、【汇总方式】中的“求和”、选择【选定汇总项】中的“月薪”，并【确定】。

4、打开【分类汇总】对话框，选择【分列字段】中的“性别”，【汇总方式】中的“求和”、选择【选定汇总项】中的“月薪”并取消【替换当前分类汇总】，最后【确定】即可。

解读：

如果有三级、四级……多级汇总，只需重复步骤4即可。

（五）查看等级。

如下图：

在对数据进行汇总之后，在A1单元格的左上角会形成一行数字1、2、3、4……等，这些数字代表“类”，数值越小，“类”越大，数值越大，“类”越小。如上图中的“4”就代表明细，“3”就是按“性别”汇总，“2”就是按“学历”汇总，“1”就是总值。

除了单击左上角的数字查看等级外还可以单击左侧的“+”或“-”（如下图）

来展开或折叠“类”，达到查看等级数据的目的。

（六）清除分类汇总。

方法：

选定数据源中的任意单元格区域，单击【数据】菜单中【分级显示】组中的【分类汇总】，打开【分类汇总】对话框，单击左下角的【全部删除】即可。

最美尾巴：

通过上述内容的学习，相信大家对【分类汇总】有了更进一步的认识，需要注意的就是在分类汇总之前首先要对数据进行排序，如果是一级（简单）汇总，只需指定“主要关键字”，如果是多级（嵌套）汇总，除了指定“主要关键字”之外，还要指定“次要关键字”，次要关键字的个数根据需求而定，同时“次要关键字”的个数决定了嵌套的次数，也就是打开【分类汇总】对话框的次数。